Metodo di classificazione dei documenti
L'applicazione archivia i documenti in base ad un piano di classificazione
che prevede un titolario, un
indice delle voci e una
procedura di scarto.
Classificare un archivio significa ordinare la documentazione secondo
categorie logiche di riferimento; in particolare la classificazione
archivistica di un documento è espressa da un valore codificato che fa uso di
definiti caratteri e separatori; chiaramente si tratta di una opzione a
disposizione del solo Amminstratore dell'applicativo.
Il formato di classificazione prevede che, sia per titolo che per
classe, si posssa usare una di queste combinazioni:
- A
alfabetico a un carattere - dalla A alla Z - AA
alfabetico a due caratteri - da AA a ZZ - D
numerico - DD
numerico a due cifre - con uno zero anteposto, quando necessario - R
numerico a cifre roamne
La forma definitiva della classificazione sarà quindi data da:
<formato_titolo><separatore><formato_classe>, nella quale sia
<formato_titolo> che <formato_classe> possono assumere il formato preferito
in base alle sopradescritte regole; il separatore da utilizzare viene definito sempre
dall'Amminstratore dell'applicazione in fase di definizione dei formati di titolo e classe.
La combinazione di titolo e classe identifica in maniera univoca un documento all'interno di uno specifico Titolario di Classificazione.
Quest'ultimo viene predisposto opportunamente dall'amministratore
del sistema e la sua visualizzazione è accessibile mediante il pulsante
.
Il campo Classificazione si valorizza in
modo automatico mediante l'uso delle Voci di Indice.
Questo è un elenco di termini significativi per l'identificazione della
tipologia di appartenenza del documento e dunque per la sua classificazione.
L'Indice si rivela uno strumento di automazione fondamentale (basato sulla
tecnologia dell'information retrieval) perché, selezionando una voce di
indice afferente a una classe e un titolo, esso fornisce automaticamente
una corretta e standardizzata classificazione del documento.
Il campo Scarto indica il tempo di
conservazione, ai fini archivistici, dei documenti protocollati:
nel periodo indicato il documento deve rimandere disponibile e
rintracciabile.
Trascorso il termine della sua validità legale, cioè del periodo indicato
dal campo Scarto, l'ufficio addetto alla
gestione dell'archivio di protocollo può trasferire la documentazione
all'archivio storico oppure scartarla definitivamente.