Gestione dei documenti elettronici
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::La visibilità della immagini allegate è consentita agli utenti a cui è concessa la visibilità del documento stesso, tranne nel caso del diritto speciale " Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati)..." al quale può essere associato il permesso "... ad esclusione di immagini e file" che nega la visibilità degli allegati informatici:: |
Per Documenti Elettronici si intendono i
documenti prodotti con l'ausilio di un elaboratore elettronico nel loro formato originale,
cioè in forma di file memorizzato su supporto magnetico (disco fisso, floppy, cdrom, ecc...).
L'utilizzo dei documenti elettronici è subordinato al programma che è in grado di
visualizzarli, nei casi più semplici, oppure di modificarli (standard); più semplicemente
un file il cui nome termina con il suffisso .doc ha bisogno di
Microsoft Winword per essere visualizzato e/o modificato.
Highway Imaging Control sui documenti elettronici
(leggi "files") opera un intervento di compressione e, in collaborazione con
eXtraway Server, di archiviazione su una predisposta directory.
Nel momento in cui l'utente cerca di "eseguire" un Documento Elettronico, sarà il
sistema operativo del computer dell'utente, in modo automatioco, a decidere quale programma
potrà essere in grado di rendere disponibile il documento.
Sulla base di questo principio è possibile visualizzare documenti firmati
elettronicamente da un qualsiasi prodotto, oltre che dal più noto
Digital Sign, in quanto sarà proprio il sistema operativo a richiamare
il programma idoneo a decodificare la firma elettronica apportata.
XDocway è predisposto all'utilizzo del software
Digital Sign per la firma elettronica; l'utilizzo di software di altro tipo
prevede che il file debba essere firmato precedentemente la fase di associazione e conseguente
registratura del relativo documento di protocollo.
Il programma che appone la firma digitale sarà richiamato in fase di richiesta di
intervento o visualizzazione (alla richiesta di download) del relativo file associato.
I file che vengono referenziati al momento della compilazione del
documento in fase di Registratura, sono locali; al salvataggio del documento,
Highway Imaging Control e
eXtraway Server, provvedono ad eseguirne una copia e a
salvarla sulla macchina Server.
Dato il traffico di rete che è necessario per il trasferimento dei files
verso il server, all'atto del salvataggio, e verso il client, all'atto del dowload
per la visualizzazione dell'allegato, viene impostato, dall'Amminstratore
del sistema, una soglia di avviso ed una di pericolo per quanto riguarda la dimensione
dei file allegati:
nel primo caso, all'amministratore viene inviata una mail che dettaglia
le informazioni sul file; nel secondo caso non viene consentito il salvataggio del
file allegato.
Da questo momento in poi non sarà più necessario il riferimento locale.
Se il file associato appartiene ad un documento non ancora protocollato (Documenti
non protocollati o in formato Bozza) e se l'utente connesso ha i diritti necessari per
intervenire in modifica, compare un collegamento prenota che permette
di modificare il file associato, bloccando l'accesso in modifica a tutti gli altri utenti.
Quando l'operatore ha terminato la modifica del file, lo riallega, sbloccandone l'accesso
da parte degli altri utenti.
Sulla destra compaiono informazioni temporali sull'ultimo intervento effettuato; se il
file ha subito aggiornamenti, un ulteriore collegamento permette di visualizzare la storia
delle modifiche che il file ha subito.
Non è consentito associare documenti elettronici nel cui nome compare il
carattere $; eventuali documenti che già si trovassero ad
avere riferimenti di documenti elettronici con nomi con questa caratteristica,
alla prima modifica si accorgono di questa condizione, mandando un messaggio di
notifica all'utente e ripulendo i campi nei quali questi compaiono.