Meccanismo di compilazione automatica (Lookup)
XDocway è provvisto di un meccanismo di compilazione automatica, definito
Lookup.
Tramite questo automatismo è possibile eseguire ricerche nelle liste
dei vocabolari verticali o gerarchici o vincolati o addirittura sui
database a corredo del Protocollo.
Questa opzione è disponibile per le caselle di testo a lato delle quali
compare il pulsante 
.
In pratica si può tradurre come una ricerca rapida ed automatica
che consente di rintracciare quegli elementi che soddisfano il confronto
con quanto digitato all'interno della casella di testo corrispondente.
Digitando parzialmente o totalmente, anche mediante l'uso di caratteri jolly, il/i termine/i da ritrovare e premendo il tasto TAB oppure cliccando altrove con il mouse, Extraway Server provvede ad individuare i dati che soddisfano totalmente la ricerca.
Da un meccanismo di questo tipo si possono individuare una serie di possibili comportamenti:
- il meccanismo di lookup individua esattamente uno, ed uno solo,
elemento che soddisfa quando digitato:
il contenuto dei dati individuati viene riversato nelle caselle di testo delle quale è stato scatenato; - il meccanismo di lookup individua una serie di elementi che
soddisfano la ricerca:
viene aperta una finestra nella quale vengono mostrati gli elementi individuati per consentire all'utente di scegliere quello che gli interessa;
dopo avere selezionato l'elemento d'interesse, di norma è previsto un pulsante che consente di tornare alla finestra che ha scatenato la lookup, riportando l'elemento selezionato; - il meccanismo di lookup non individua nessun elemento che soddisfa
la richiesta:
si apre una finestra che informa che non è stata trovata alcuna occorrenza e di norma viene esposto un pulsante che consente di generare ex-novo l'elemento desiderato, il quale all'atto del salvataggio viene riportato nelle caselle di testo che hanno richiamato la lookup; - Se si preme il pulsante di lookup relativi agli RPA (o CC):
- se UOR è valorizzato, viene mostrato l'elenco dei nominativi di quella determinata UOR;
- se UOR è vuoto, l'elenco dei nominativi che viene mostrato sarà composto dalla totalità degli utenti interni.
Il meccanismo di lookup si scatena automaticamente quando nella casella
di testo per la quale è stato implementato questo funzionamento viene
digitato del testo; diversamente è possibile consultare interamente
la lista dei valori associati cliccando sul pulsante In questo modo viene aperta una finestra che contiene la lista completa,
ordinata alfabeticamente, dei termini disponibili, che possono essere
selezionati e riportati all'interno della casella di testo di partenza.
L'utilizzo del meccanismo di lookup non è sempre una utilità che velocizza l'inserimento, ma può essere implementato anche per controllare che i valori che vengono inseriti nei documenti siano presenti nei thesauri dell'applicazione, e quindi per verificare la correttezza degli inserimenti.
Esiste una particolare condizione in cui la lookup ha
un comportamento esteso rispetto alla norma.
Nel caso in cui si applica alla valorizzazione del campo RPA, e quando
per questo campo è implementata la gestione dei multiistanza, è prevista
una scorciatoia che consente di valorizzare i campi relativi con la
lista dei nominativi degli utenti della UOR già impostata.
Per esempio, dovendo inviare per copia conoscenza un documento a tutti
gli operatori della UOR "Ufficio Tecnico", dopo avere compilato il campo
UOR, digitare nel campo RPA un *(asterisco) e spostarsi oltre con il tasto
TAB o con un click altrove del mouse.
Il meccanismo di compilazione automatica selezionerà tutti gli utenti
della UOR "Ufficio Tecnico" e li tornerà al campo RPA, ponendone uno per
ogni istanza del suddetto campo.