Ultimo Aggiornamento 29.10.2004 - Revisione 0.0.1.0
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| Allegato | E' un file, in formato elettronico, che è parte integrante del documento corrente, ed, in quanto tale, assume importanza archivistica. |
| Amministratore informatico | Esperto informatico dedicato alla gestione della rete e dei server; colui che si occupa della gestione sistemistica di XDocway, della gestione degli utenti di sistema che consentono l'accesso a determinati file / cartelle e della corretta iterazione dell'applicazione con il sistema operativo e con altro software di terze parti. |
| Amministratore informativo | Utente abilitato alla gestione operativa di
XDocway
che si occupa delle corrette impostazioni e personalizzazione
che l'applicazione richiede.
Colui che, in concerto con il personale amministrativo, definisce gli utenti ed i relativi diritti di accesso / esecuzione; che esegue le operazioni di verifica e controllo, di avvio di particolari script procedurali, ecc... |
| Anagrafica | Banca dati a corredo dell'applicazione di protocollo
per la gestione degli utenti, delle strutture di appartenenza e
del rapporto di gerarchia fra le strutture.
Contiene i dati anagrafici e di ruolo nella relativa struttura, nonchè tutti i diritti, concessi e negati, per la visibilità ed intervento sui documenti. |
| Annesso | Documento appartenente ad un Inserto di cui assume la Classificazione. |
| AOO | Area Organizzativa Omogenea: codice alfanumerico di 3 lettere per la definizione del numero di protocollo in base alle regole AIPA. |
| Associato | Documento, in formato elettronico, associato al record corrente. |
| Browse Gerarchico | Rappresentazione gerarchica (in senso generico: dei records) che mostra i legami con cui sono vincolati i documento (padre, figlio, fratello). |
| Classificazione | Sistema di voci archivistiche per la gestione ordinata della documentazione.
Ciascun documento è identificato in maniera univoca da una voce contrassegnata dalla combinazione di 2 valori: un titolo espresso da un numero romano e una serie espressa da una cifra araba. L'insieme di tutte le voci costituiscono il cosiddetto Titolario (o Piano) di Classificazione. |
| Conferenza di servizi | Modalità di condivisione della Responsabilità di un documento: tutti gli operatori indicati nella Conferenza di Servizi sono autorizzati all'intervento sul documento per il quale è stata attivata questa modalità. |
| Distinta di consegna corrispondenza | E' una ricevuta per accettazione di materiale consegnato dall'ufficio protocollo manualmente al destinatario. |
| Fascicolazione | Azione di inserimento di un documento all'interno di un fascicolo;
operazione tipicamente eseguita dall'RPA del documento soggetto dell'azione. È consentita quando sia il fascicolo che il documento hanno la stessa classificazione e RPA. |
| Fascicolo |
Contenitore di documenti e/o Sottofascicoli appartenenti alla
stessa UOR e RPA.
I documenti in esso contenuti mantengono tutti la stessa Classificazione, che è la stessa del Fascicolo di origine. |
| Gruppo (di utenti) | Un gruppo di utenti è un insieme di persone, dichiarate nell'ambito delle strutture di corredo a XDocway che condividono gli stessi diritti d'accesso e/o mansioni e che può essere utilizzato in luogo della UOR in fase di Registrazione. |
| Inserto |
Contenitore di documenti, all'interno di un Sottofascicolo, con la stessa UOR e RPA. I documenti in esso contenuti mantengono tutti la propria Classificazione che è la stessa dell'inserto. |
| Lookup | Meccanismo di valorizzazione automatica di campi di input che si scatena mediante la pressione di un pulsante o di un collegamento che di norma si trova a lato del campo di input da valorizzare. |
| Minuta | Promemoria compilato da un mittente relativamente alla documentazione inviata. |
| Protocollista | Utente abilitato alla registrazione dei documenti sia in arrivo, sia in partenza, sia interna. |
| Protocollo differito | Registrazione di un documento in arrivo con una data di protocollazione anteriore a quella odierna. |
| Protocollo in arrivo | Registrazione di ogni documento in arrivo per mezzo di un numero progressivo, della sua classificazione e della data. |
| Protocollo in partenza | Registrazione di ogni documento in partenza per mezzo di un numero progressivo, della sua classificazione e della data. |
| Protocollo tra uffici | Registrazione di ogni documento interno per mezzo di un numero progressivo, della sua classificazione e della data. |
| Operatore | Utente abilitato ad intervenire su documenti non direttamente di sua responsabilità; delegato dall'RPA ad operare sul documento per il quale è stato autorizzato. |
| Raccoglitore |
Contenitore di documenti e/o fascicoli e/o sottopartizioni e/o
Raccoglitori.
A differenza dei Fascicoli, qui possiamo inserire documenti o contenitori di qualsiasi genere, anche se non appartengono alla propria RPA. |
| Registrazione | Operazione di inserimento e salvataggio dati relativamente ad un documento di Protocollo Arrivo, Partenza, tra Uffici, Differito o Non Protocollati. |
| Repertorio | Registrazione di particolari tipologie documentarie. |
| Result set | Insieme di uno o più documenti individuati con ua ricerca. |
| RPA | Responsabile Procedura Amministrativa. |
| Selezione | Insieme di uno o più documenti individuati da una ricerca. |
| Scarto | Operazione di previsto licenziamento dei documenti che hanno esaurito la loro funzione amministrativa e la loro validità legale. |
| Sottofascicolo | Raccoglitore di documenti all'interno di un Fascicolo di cui conserva la UOR e la RPA. |
| Titolario di Classificazione | Vedi Classificazione. |
| UOR | Unità Organizzativa Responsabile. |
| URL | Si tratta di un indirizzo internet, cioè del percorso, in formato internet ed espresso tramite un protocollo di trasmissione (http, https, ecc...) che consente, tramite un browser (programma di navigazione) e altri computer "immersi nella rete", di raggiungere un file dall'altra parte del cavo telefonico e di visualizzarlo sul nostro PC. |
| Utente Semplice | Utente abilitato esclusivamente alla consultazione (ricerche e visualizzazioni) senza la possibilità di inserimento o modifica di documenti e fascicoli. |
| Vocabolario | Indice del contenuto del campo al quale fa riferimento. |
| Voce d'Indice | Esprime la tipologia di riferimento per la classificazione di un documento. |
| Workflow | Rappresenta il flusso delle operazioni/trasferimenti a cui viene assoggettato un documento, cioè il procedimento amministrativo che il RPA assoggetta al documento. |