Presentazione
Introduzione
XDocway è un'applicativo multipiattaforma sviluppato interamente con tecnologia XML (eXtended Markup Language) per ambienti internet/intranet; creato per la gestione dei sistemi di Protocollo e per la gestione dei Procedimenti Amministrativi.
Sulla base delle specifiche di CNIPA ("Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione") - ex A.I.P.A. - questa applicazione risolve le problematiche dei centri Protocollo, dei Procedimenti Amministrativi e dell'archiviazione ottica, per le Amministrazioni Pubbliche Centralizzate e Periferiche.
La tecnologia XML, con cui questo applicativo è stato sviluppato sia dal punto di vista
dell'interfaccia grafica e sia per la gestione dei dati sul lato server, incrementa longevità,
personalizzazione e accessibilità delle applicazioni sviluppate con questa tecnica;
il server eXtraWay gestisce e cataloga i dati direttamente in
formato nativo XML mediante mappatura degli oggetti suggeriti dalla analisi delle strutture dei dati;
l'uso di eXtended Markup Language è fortemente consigliato dalle organizzazioni internazionali
(World Wide Web Consortium) specificatamente per la gestione di
banchedati di grandi dimensioni per le quali prevedere una estesa longevità praticamente esente
dalla necessità di conversioni o aggiornamenti.
Per le sue grandi capacità di personalizzazione consente di gestire qualsiasi tipologia
di documento e di Procedimento Amministrativo;
La configurazione predefinita gestisce
- Protocollo in Arrivo;
- Protocollo in Partenza;
- Protocollo tra Uffici;
- Documenti non protocollati;
- Fascicoli e Raccoglitori in forma gerarchizzata;
- Allegati informatici (Suite Microsoft Office, Adobe Pdf, Suite OpenOffice.org, Testo ASCII e immagini nei formati più diffusi anche acquisite direttamente da scanner);
- Titolario di classificazione;
- Meccanismi di riempimento e verifica automatica dei campi di editing;
- Versioning dei file allegati;
- Documenti Segreti e/o Confidenziali;
e, per la sua elevata versatilità, permette di definire :
- Protocollazione di Repertori;
- Procedimenti amministrativi per ogni tipologia e flusso documentale;
- Aggiunta di nuove caselle di testo anche per le funzionalità predefinte;
- Personalizzazione dell'aspetto e del comportamento delle singole postazioni;
- Segnatura Manuale o in Stampa del documento Protocollato;
- Gestione dell'Anagrafica interna ed esterna alla struttura principale;
- Gestione della firma elettronica;
- Interoperabilità;
Tutti i documenti, e più in generale, tutti gli oggetti gestiti dall'applicazione, sono rivestiti da una forte politica degli accessi, per consentire visibilità, diritti di intervento, fascicolazione e quant'altro per ogni singolo utente, o gruppo di utenti; un corretto utilizzo di queste impostazioni garantisce che i documenti rispettino la gerarchia degli operatori che li devono / possono visionare, creare, modificare.
XDocway
si compone di due archivi, in formato XML nativo: l'archivio dei documenti nei quali
eXtraWay
salva i dati dei documenti registrati, comprensivi degli allegati informatici associati e l'arhivio
del titolario di classificazione.
Inoltre si appoggia all'applicativo ACL (Acl Access Control List) per l'anagrafica (a cui
associare le informazioni sulle autorizzazioni di accesso).
Infine per il modulo Workflow ci si serve di un ulteriore archivio.
Dall'applicativo ACL (Acl Access Control List), a cui si accede tramite apposita url, si gestiscono
i profili degli utenti, sia interni che esterni;
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::la visualizzazione, l'inserimento e la modifica delle autorizzazioni di accesso ai documenti di
Protocollo è prerogativa dei soli Amministratori::
::tramite le schede di anagrafica vengono gestiti i diritti di accesso sui Repertori:: |
Dall'archivio Procedimenti vengono gestiti i Procedimenti Amministrativi, la Classificazione
e il Titolario di classificazione.
L'accesso a questi dati è limitato, per l'operatore, al solo utilizzo dei dati presenti;
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::la visualizzazione, la creazione e la modifica dei dati presenti su quest'archivio è consentita ai soli Amministratori:: |
L'archivio Protocollo permette la memorizzazione dei documenti di Protocollo veri e propri.
XDocway,
in tutte le sue sezioni, protegge l'accesso alle informazioni con un
sistema di controllo dell'utente, il quale dovrà essere registrato
nell'Anagrafica con le proprie credenziali di accesso.
L'accesso alla bancadati, tramite le proprie risorse di sistema,
sarà controllato dal riconoscimento dell'utente di rete da parte del server di Dominio.
XDocway mette a disposizione molte funzionalità che permettono di svolgere, in modo informatizzato, tutte quelle normali operazioni presenti nella realtà lavorativa quotidiana, come ad esempio :
- Gestione della prorpia scrivania, con le pratiche ed i documenti che tipicamente devono essere tenute in primo piano;
- Gestione della scrivania comune della prorpia UOR, sulla quale individuare tutti i documenti condivisi, privati, segreti o pubblici dei procedimenti attualmente in corso;
- Personalizzazione della stessa HomePage che mostra o nasconde le funzionalità principali sulla base delle autorizzazioni fornite ai singoli utenti dell'Amministrazione;
- Personalizzazione del proprio ambiente di lavoro (dimensione del Font, modalità visualizzazione allegati immagine, stampanti, ecc...)
- Invio copia conoscenza ad altro utente;
- Condivisione di documenti in "Conferenza di Servizi";
- Applicazione di "Post-it" sui documenti;
- Creazione di documenti in formato "Bozza", convertibili in documenti definitivi;
- Assegnazione di un nuovo RPA;
- Ricusazione della responsabilità di un documento;
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