Ultimo Aggiornamento 29.10.2004 - Revisione 0.0.1.0

XDocway

Sistema di Protocollo informatico e Gestione flussi

Manuale Utente

Regole per l'Anagrafica
Introduzione

Trovare un documento.
È questa una delle operazioni quotidiane svolte da chi lavora in archivio.
Se è vero che l'informatica ha accorciato i tempi di rinvenimento dei documenti, aumentando quindi l'efficienza del lavoro, è anche vero che un sistema rigoroso, strutturato in base al vincolo archivistico, mette al primo posto il repertorio dei fascicoli e il principio di provenienza, riuscendo ad avere sempre ottimi risultati in termini di efficacia ed efficienza, anche in assenza di un software di information retrieval.
Eppure, proprio l'introduzione dell'informatica, preceduta però da una puntuale analisi del sistema informativo ad essa sotteso, impone di creare regole e procedure standard nell'inserimento, nella modifica e nell'aggiornamento dei dati.

Nel protocollo informatico ci sono due campi che richiedono la massima cura nella loro strutturazione: l'indirizzo (mittente per la posta in arrivo e interna, e destinatario per la posta in partenza) e l'oggetto.

Prima dell'introduzione del nuovo protocollo informatico, l'Archivio Generale di Ateneo dell'Università degli Studi di Padova ha ritenuto prioritaria l'elaborazione di criteri standard per la creazione dell'anagrafica (sull'oggetto e sulla soggettazione in archivistica avremo modo di riparlarne).
Sono infatti a tutti ben evidenti i disagi e gli errori causati da un inserimento alluvionale e non coordinato di nomi e indirizzi in una banca dati.

Gli effetti più evidenti di una mancata normalizzazione sono da un lato la proliferazione di doppioni, dall'altro l'esito incerto - e per certi versi fuorviante - della ricerca basata sulla presunta correttezza dell'anagrafica stessa.
Ad es., con il vecchio protocollo informatico, il Ministero dell'Università e della ricerca scientifica e tecnologica è stato memorizzato nel corso degli anni in molti modi diversi, anche da uno stesso operatore. Ne riportiamo solo alcuni:

È evidente che questo modus operandi crea solo confusione.
Chi ricerca un documento sa che non c'è nulla di peggio del convincimento che un documento non esista sulla base di una ricerca sbagliata.