Ultimo Aggiornamento 29.10.2004 - Revisione 0.0.1.0
Per flussi dei documenti si intende la tipica movimentazione cartacea che
avviene fra gli addetti all'espletamento di una pratica burocratica, specifica
dell'azienda nella quale avviene.
Quando un documento diviene parte integrante del sistema di gestione
elettronico del Protocollo di un'Azienda, entra in un flusso
di movimentazione che gli consente di percorrere i passaggi (di scrivanie e
di competenze) necessari per portare a termine l'iter burocratico previsto.
XDocway
gestisce i flussi dei documenti tramite procedimenti personalizzabili (in un
modulo a parte detto Database dei Procedimenti)
mediante l'uso dei workflows.
Strumenti di gestione del flusso sono stati realizzati non soltanto per l’applicazione della normativa sul protocollo, ma anche per la trasparenza e la responsabilità amministrativa dei documenti nella Pubblica Amministrazione.
I principali flussi dei documenti all'interno di un sistema di Protocollo quale è XDocway sono di quattro tipi, di cui rispettivamente i primi tre collegati ad un sistema di protocollo unico e quindi da una numerazione sequenziale nel registro di protocollo, che sono:
Per quanto riguarda documenti di cui si detiene la responsabilità,
la normativa prevede che, a seguito delle primarie operazioni di registrazione,
vengano collocati in idonei contenitori: Fascicoli.
Il Fascicolo costituisce l'unità indivisibile
di base, fondamentale per la conservazione di tutta la documentazione
relativa ad ogni singolo procedimento / argomento; i documenti al suo interno sono ordinati
cronologicamente in modo decrescente.
Le tipologie di Protocolli sottoindicate prevedono un flusso documentale che
dipende dalla tiplogia stessa, dal procedimento amministrativo associato e dalle specifiche
dell'Amministrazione stessa.
Nell'ambito di queste previste movimentazioni, in base alle necessità, sono previsti flussi
"guidati" che permettono all'RPA di
Questo consente a
XDocway di mantenere una grande
flessibilità riguardo alle procedure che si intende utilizzare all'interno della propria Organizzazione,
a partire da procedimenti predefiniti per finire alla mera gestione
manuale del flusso procedurale, passando dalla gestione dell'assegnazione imprevista dal flusso .
Queste modalità di intervento sono disponibili per tutte le tipologie di documento previste.