Ultimo Aggiornamento 29.10.2004 - Revisione 0.0.1.0
Nella Cartella Ufficio di ogni singolo utente
risiedono informazioni relative alla/alle UOR sulle quali l'utente
corrente ha diritto di intervento.
Sono rappresentati graficamente, come nella propria
Cartella Personale, i documenti, gli incarichi, le
copie conoscenza, le minute, le conferenza, i resi, i fascicoli, i
raccoglitori, i procedimenti in scadenza riguardanti la/le UOR sulla/sulle
quali si possiede il diritto di intervento.
Si potrebbe identificare questa parte come l'estensione della propria
cartella personale, in quanto in essa sono elencati i documenti e i contenitori
sui quali l'utente corrente può intervenire.
Per coloro che hanno il diritto di intervenire anche sui documenti delle
UOR sottostanti, in questa parte saranno elencati anche i documenti
delle UOR sottostanti la propria.
Vi sono due sezioni principali, Documenti e Archivio.
Nella parte riguardante i Documenti saranno individuabili tutti i
documenti non fascicolati, o dei quali l'utente non abbia preso visione.
In pratica si tratta di una sezione di controllo nella quale è possibile
individuare la movimentazione dei documenti all'interno della propria
area di intervento.
Nella parte dell'Archivio, come per la cartella personale, sono elencati
i fascicoli, i raccoglitori ed i procedimenti in scadenza sui quali l'utente
può intervenire.
La visibilità o l'abilitazione dei vari collegamenti dipenderà dai
diritti dell'utente corrente.
Da sottolineare che la disabilitazione di un collegamento può
rappresentare due condizioni: la mancanza dei diritti di visione su quel
particolare tipo di documenti, oppure la mancanza di riferimenti per
quel collegamento.
Seguendo questo collegamento si accede alla lista dei
documenti movimentati dalle UOR sulle quali è concesso l'intervento e
non ancora fascicolati.
Di norma i documenti di protocollo assegnati in originale devono
essere fascicolati, per facilitarne la gestione, l'accorpamento e
l'assegnamento ad altri RPA.
In questa cartella sono racchiusi quei documenti che sono
stati assoggettati alla condivisione di documenti che consente, a tutti
i partecipanti, di accedere ai documenti come RPA.
Il riferimento, rispetto alla cartella personale, sono le UOR di
competenza, e non solo i documenti a cui si partecipa in conferenza
personalmente.
La minuta è quella parte dei documenti di protocollo interno
che serve come promemoria dei documenti che l'utente ha creato.
In questa parte sono racchiuse tutte le minute degli uffici di
competenza, cioè quelli sui cui documenti è consentito l'intervento.
Seguendo questo collegamento si possono visualizzare i
documenti che sono stati resi, nell'ambito della propria competenza.
Un reso è un documento che è stato assegnato ad un RPA, il quale non
lo ritiene di propria competenza e lo rimanda al mittente.
Questo tipo di operazione è consentita solo in caso di prima
assegnazione, cioè all'utente che riceve il documento direttamente
dalla fase di inserimento nell'archivio.
Tutti documenti movimentati per motivi informativi all'interno
delle UOR di competenza sono elencati seguendo questo collegamento.
Le copie conoscenza rappresentano infatti documenti inviati ad altri
utenti; sono puramente informativi e vengono inviati a coloro che si
ritiene debbano essere informati dell'emissione di un determinato documento.
Questa parte, che riguarda le UOR di competenza, elenca i fascicoli che i vari utenti hanno creato e che sono ancora aperti.