Ultimo Aggiornamento 29.10.2004 - Revisione 0.0.1.0
Documenti Personali è una parte della
pagina Menù d'Avvio" di
XDocway.
Il suo nome "parlante" indica che in essa risiedono informazioni che
riguardano l'utente che si è autenticato.
Consente a colpo d'occhio di individuare le proprie pratiche, i
documenti di competenza, quelli ricevuti per conoscenza, quelli
inviati, i contenitori nei quali sono raggruppati i documenti di
proprio interesse, ecc... ecc....
In pratica rappresenta la scrivania, sulla quale sono riposte le
pratiche in corso, i documenti utili, le cartelline, i raccoglitori.
Questa parte è suddivisa in due sezioni principali: Documenti e
Archivio.
Nella sezione Documenti sono trattati quei documenti singoli che non
sono stati assegnati ad alcun contenitore.
Nella sezione Archivio sono invece elencati i contenitori di propria
competenza, i procedimenti in scadenza, la parte dedicata alle delibere
ed il collegamento alle impostazioni personali.
Da sottolineare che i collegamenti che saranno in seguito
descritti e che si possono visualizzare sull'immagine qui associata,
variano in base ai diritti assoggettati ai vari utenti.
Vi sono due modalità che consentono di concedere o negare l'accesso
a certe parti: disabilitare i collegamenti oppure nasconderli.
Va comunque ricordato che un collegamento può essere disabilitato
anche per mancanza di obbiettivi : per esempio un utente protocollista
potrebbe trovarsi disabilitato il pulsante
Conf.Servizi pur avendo i diritti per
parteciparvi; in questo caso potrebbe essere che a suo carico non vi
siano documenti che lo riguardano.
In questa cartella finiscono i documenti la cui responsabilità
è assegnata all'utente corrente.
I documenti contenuti sono stati assegnati direttamente da un altro
utente Protocollista/Amministratore o direttamente all'atto della prima
registrazione.
La normale prassi prevede che il documento sia archiviato in un
fascicolo che lo rappresenta, lo contiene e lo identifica.
E' il caso di una condivisione di un documento fra più utenti,
sul quale tutti i partecipanti possono intervenire .
La possibilità di modificare l'elenco dei partecipanti resta di
sola prerogativa del primo utente della lista, colui che ha definito
la conferenza.
Per minuta si intende la ricevuta di un documento di protocollo
interno tra uffici.
Rappresenta un promemoria nel quale sono indicati gli estremi di
classificazione e i dati identificativi del mittente.
In questo "contenitore" sono raggruppati i documenti che
sono stati assegnati per errore, e che l'utente che li ha ricevuti, ha reso
al mittente.
Possono essere resi solo i documenti che provengono dalla prima
assegnazione, cioè quella che segue l'inserimento degli stessi nell'archivio.
Qui vengono inseriti i documenti, di competenza altrui,
inviati per Copia Conoscenza per i quali è comunque richiesta
la presa visione.
Per un documento assegnato in Copia Conoscenza non è consentito
l’inserimento in un fascicolo, ma solo in un raccoglitore.
In fase di visualizzazione, il singolo documento presenta - a lato
del nominativo del'utente - l'icona a forma di "X" rossa
che indica la mancata presa visione del documento stesso in quanto è
previsto che se il documento interessa all'utente che lo riceve, questi
dovrebbe inserirlo in un raccoglitore.
Cliccandovi sopra si richiede a XDocway
di eliminare il documento dalla propria Cartella
personale.
Questo simbolo di presa visione scompare automaticamente quando il
documento viene trasferito all'interno di un proprio raccoglitore,
e quindi notificherà automaticamente la presa visione al mittente.
Dal momento in cui non appare più tra i documenti della
cartella Copia Conoscenza, questi è
sempre recuperabile dall’utente mediante i comandi di ricerca.
In questa cartella sono raggruppati i fascicoli aperti
di propria responsabilità, cioè creati dall'utente corrente.
I fascicoli chiusi non compaiono in questo elenco e i fascicoli
di responsabilità altrui sono racchiusi nella medesima icona della
sezione Archivio.
Selezionando tale icona si ottiene l’elenco di tali fascicoli.