Fascicolazione
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::solo per utenti con diritto di creazione fascicoli.
Visibile dal creatore, dal diritto di Visione dei fascicoli della propria UOR o dal diritto di Visione di tutti i fascicoli:: |
Dopo avere correttamente valorizzato i campi di seguito
descritti, premendo il pulsante Registra
si salva il nuovo fascicolo.
Il sistema assegna, automaticamente, un numero progressivo e torna
in visualizzazione del documento.
Il numero progressivo è composto dalla sequenza:
ANNO-Titolo/Classe.<numero>.
Ad esempio: 1999-XI/3.156.
Il numero progressivo proposto automaticamente è subordinato
all'anno, titolo e classe indicati.
L'inizio di un nuovo anno solare, determina l'azzeramento della numerazione dei fascicoli.
Esaminiamo la modalità utilizzo dei relativi campi.
Oggetto
Inserire valori identificativi del contenuto del fascicolo stesso;
questo campo viene valorizzato con quello che di norma si scrive sul fronte delle carpette cartacee.
Campo obbligatorio.
Voce di indice
Inserire manualmente o prelevare dall'elenco l'elemento da assegnare.
La voce di indice rappresenta una sorta di classificazione semplificata, indipendente dal
titolario di classificazione.
Su questo campo è applicato il meccanismo di compilazione automatica e/o l'accesso all'indice per una corretta valorizzazione.
Menù di contesto
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Classif.
Elenco
Permette di accedere all'elenco delle voci di indice.
Classif.
Questo campo non è modificabile.
All'atto dell'inserimento di un nuovo fascicolo, proveniendo dalla
visualizzazione di un documento, il campo Classificazione
assumerà il valore contenuto nel medesimo campo del documento di
provenienza.
Dopo avere creato il fascicolo e desunto il valore di
classificazione dal primo documento contenuto, non
sarà più possibile modificare la classificazione del fascicolo stesso.
Il valore assunto in questo campo dal fascicolo consentirà o
impedirà l'inserimento di documenti al suo interno: infatti documenti
con classificazioni diverse da quelle del fascicolo non potranno
esservi inseriti.
Se invece l'inserimento di un nuovo fascicolo avviene in una fase propria, la classificazione può essere desunta dal titolario di classificazione.
Su questo campo è applicato il meccanismo di compilazione automatica e/o l'accesso al titolario di classificazione per una corretta valorizzazione.
Menù di contesto
-
Classif.
Titolario di classificazione
Permette di accedere all'elenco delle voci di titolario.
Scarto
Rappresenta il periodo di validità dei documenti contenuti
ai fini dell'archiviazione: l'ufficio preposto alla gestione del Protocollo
deciderà il passaggio a storico del fascicolo, e con esso dei documenti
contenuti, al termine del periodo indicato in questo campo.
Al momento della creazione del fascicolo, questo campo appare valorizzato
con la frase "da essegnare"; nel momento in cui un documento viene "inserito" nel
fascicolo, se il valore di scarto è vuoto (leggi "da assegnare") il campo
prende il valore di scarto del documento stesso (semprechè anche questo non
sia vuoto).
Invia e-mail di notifica
Contrassegnando questa casella di spunta si predispone l'applicazione all'invio di una e-mail che notifica all'utente indicato come Proprietario della emissione del fascicolo / sottofascicolo / inserto / annesso.
Proprietario/Ufficio
Indicare l'Ufficio di appartenenza dell'utente che diverrà il responsabile del fascicolo.
Menù di contesto
-
Ufficio.
Elenco
Permette di accedere all'elenco delle voci di indice.
Proprietario/Persona
Indicare il nominativo dell'utente che diverrà il responsabile del fascicolo.
Menù di contesto
-
Persona.
Elenco
Permette di accedere all'elenco delle voci di indice.
Note
In questo campo vanno inserite annotazioni che riguardano
il fascicolo stesso o più in generale che riguardano il procedimento in esso contenuto.
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::solo per utenti con diritto di creazione fascicoli.
Visibile dal creatore, dal diritto di Visione dei fascicoli della propria UOR o dal diritto di Visione di tutti i fascicoli:: |
Le modalità di inserimento e di valorizzazione dei campi sono le stesse dichiarate
per l'inserimento di fascicoli.
Cambiano invece le condizioni di abilitazione dei pulsanti:
- Inserire Sottofascicoli (pulsante Sottofascicolo)
Operazione eseguibile solo in fase di visualizzazione di un fascicolo;
Il sottofascicolo generato diviene gerarchicamente "figlio" del fascicolo dal quale si è scatenata l'operazione. - Inserire Inserti (pulsante Inserto)
Operazione eseguibile solo in fase di visualizzazione di un Sottofascicolo;
L'Inserto generato diviene gerarchicamente "figlio" del Sottofascicolo dal quale si è scatenata l'operazione. - Inserire Annessi (pulsante Annesso)
Operazione eseguibile solo in fase di visualizzazione di un Inserto;
L'Annesso generato diviene gerarchicamente "figlio" dell'Inserto dal quale si è scatenata l'operazione.
In tutti i suddetti casi, i campi Classificazione e Proprietario (Ufficio e Persona) sono precompilati in quanto è obbligatorio abbiano la medesia classificazione ed il medesimo responsabile dell'oggetto che li contiene
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::E' consentito anche agli utenti che hanno il solo diritto di visione dei propri documenti.
In nuovo Fascicolo -> il fascicolo assume Classificazione, Scarto e RPA del documento. in Fascicolo esistente -> il documento assume l'RPA del Fascicolo e trasferisce automaticamente il documento all'RPA del Fascicolo; E' consentita la fascicolazione di documenti solo se classificati come il fascicolo. |
Il RPA dopo aver ricevuto in gestione un documento, provvede
ad inserirlo in un fascicolo.
Il fascicolo potrebbe già esistere oppure essere creato ex-novo.
In entrambi i casi il documento che s'intende "fascicolare" deve trovarsi
in stato di visualizzazione.
E' consentita l'assegnazione ad un fascicolo anche per un documento Annullato; come è pure possibile Annullare un documento contenuto in un fascicolo.
Se il documento è stato assegnato in originale, cioè
non in copia, apparirà il pulsante Fascicolo con
il quale sarà possibile accedere ad una pagina per la gestione
dei fascicoli dalla quale si potrà inserirlo in un fascicolo già
esistente o aprirne uno nuovo.
Avviando la ricerca si potrà visualizzare il fascicolo o la lista
dei fascicoli rispondenti i criteri impostati.
Nel caso di lista è possibile utilizzare il comando Assegna
per inserire il documento corrente all'interno del relativo fascicolo.
Per maggiori informazioni sulle modalità d'uso della pagina di
ricerca fascicoli vedere Ricerca fascicoli.
Se non esiste un fascicolo idoneo per l'archiviazione del documento, è possibile crearne uno scegliendo Nuovo.
L'operazione si conclude premendo il pulsante Assegna che genera lo smistamento del documento precedentemente nella Cartella Personale (da Documenti in gestione a Fascicoli aperti o Fascicoli in scadenza).
Assegnare un documento ad un fascicolo è un'operazione necessaria per una corretta catalogazione e per fornire all'RPA che deve gestire i propri documenti una serie di utilità, quali :
- Il fascicolo poi può essere trasferito (compresi i documenti in esso contenuti) ad un altro RPA cambiando contemporaneamente la responsabilità sia dei documenti che del fascicolo stesso.
- Quando i documenti sono raccolti in un fascicolo, possono essere spostati in un sottofascicolo.
- Un fascicolo, al termine della procedura, può essere archiviato insieme ai documenti contenuti.
La possibilità di eseguire questa operazione è concessa anche ad un operatore con i diritti minimi di protocollazione ed anche se non può vedere i documenti della propria UOR.
Se non appaiono i pulsanti necessari per svolgere i suddetti compiti possono esservi le seguenti motivazioni:
- l'utente non ha sufficiente autorità per svolgere l'operazione: rivolgersi ad un amministratore per farsi assegnare i diritti necessari.
- Si sta cercando di inserire in un fascicolo esistente un documento con una classificazione diversa da quella del fascicolo: creare un nuovo fascicolo.
- Il documento che state fascicolando non è giunto in originale, e quindi l'utente non è il RPA: questi tipo di documenti non possono essere inseriti nei fascicoli.
- L'utente è RPA e il documento si trova nella Cartella Personale/Conf.Servizi; in questo caso solo il primo RPA della lista degli utenti in conferenza può eseguire operazioni di modifica e assegnazione.
Un'altro modo per inserire documenti all'interno di un
fascicolo consiste nel ricorrere alle
funzionalità del taglia/copia-incolla messe a disposizione da
XDocway.
La modalità "Taglia/Copia-Incolla" è utilizzabile anche per trasferire
documenti da un fascicolo ad un altro (anche di altra competenza,
purché si possiedano le autorizzazioni necessarie).
L'inserimento di un documento in un Sottofascicolo / Inserto / Annesso si identifica
nella procedura di assegnazione di un documento ad un fascicolo
(vedi Inserire un documento in un fascicolo).
Di fatto Sottofascicoli, Inserti e Annessi hanno il medesimo formato dei Fascicoli, differiscono
per la loro posizione gerarchica:
il fascicolo assume sempre la posizione più esterna, di contenitore principale, Sottofascicolo,
Inserto ed Annesso rappresentano rispettivamente dipendenza gerarchica rispetto al precedente.